Landesbeamtengesetz Baden-Württemberg: § 113f Aufbewahrung, Vernichtung

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§ 113f Aufbewahrung, Vernichtung

(1)Personalakten sind nach ihrem Abschluß von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,
1. wenn der Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 65. Lebensjahres, in den Fällen des § 66 dieses Gesetzes und des § 11 der Landesdisziplinarordnung jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,
2. wenn der Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,
3. wenn nach dem verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.

(2)Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Urlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Abweichend von Satz 1 dürfen für Beihilfezwecke eingereichte Belege ausgesondert werden, wenn sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden.

(3)Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(4)Nebenakten, die von einer Beschäftigungsbehörde geführt werden, die nicht zugleich personalverwaltende Behörde ist, sind, soweit sie bei der Beschäftigungsbehörde verbleiben, ein Jahr nach Ablauf des Jahres, in dem der Beamte aus dieser Beschäftigungsbehörde ausgeschieden ist, aufzubewahren.

(5)Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht vom zuständigen Archiv übernommen werden. 

(6)Die für die Versorgung zuständige Behörde hat in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 2 und 3 der personalaktenführenden Behörde den Zeitpunkt des Abschlusses der Personalakten mitzuteilen.

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